職場での会議の開催方法

人類が到達しておらず、その潜在能力を最大限に発揮できない理由を一言で特定する必要がある場合、その言葉は「再会」となるでしょう。」コメディアンのデイブ・バリーはそう言った、そして多くの人が同意する。しかし、そのようにする必要はありません。職場で良い会議を準備するためのヒントをいくつか紹介します。

客観的に開始および終了する

生産的な会議を開催することは、高度な科学ではありません。アドバイザーのテリ・シュワルツが指摘するように、その多くは、目的を持って各会議を開始および実行し、「先に進む」計画で終了することに帰着します。これを見落とすと問題が発生します。「飛行機を飛ばすようなものです」と彼女は言います。「ほとんどの事故は離陸と着陸で起こります。」

リーダーを選ぶ

数年前、米国クリーブランドのKeyCorp銀行は、常にリーダーを任命するという新しい原則を採用しました。「最悪の事態は、担当者がいない会議です」と、銀行の副社長兼最高リスク責任者であるチャールズ・ハイルは述べています。「それは悲鳴を上げる競争に変わります。」

小さく考える

何ができるかについて現実的に考えてください。「世界の飢餓を1時間で解決することはできません」とTeriSchwartz氏は言います。同様に、議論を刺激するために参加者の数を管理しやすい状態に保ちます。「部屋に人が多すぎると、誰もが沈黙します」とハイルは言います。

直接

「人々は、誰かの会議に行かなければならないために仕事ができないとき、それを嫌います」と、米国のコロンビアビジネススクールのマイケルファイナー教授は言います。したがって、他の人、特に下位の人に話し、参加するように勧めてください。「彼らは、会議がまあまあではなく、 『私たち』であると信じる必要があります」とファイナーは言います。

参加のルールを確立する

誰がメモを取るのか、そしてどのように決定が下されるのかを誰もが知っている必要があります。コンセンサスは一般的に悪いことを忘れないでください。 「それは、十分な対話や議論がないことを意味します。そして、どちらも革新的な組織の基盤です」とファイナーは言います。 『Boring Meetings Suck』(退屈な会議は終わりです)の著者であるJon Petzは、混乱を避けるために、最後の5〜10分で将来のタスクを配布し、グループの電子メールでそれらを繰り返すことを提案しています

組織化は、アイデアがうまく提示され、議論されるための基礎です。計画がない場合、会議は価値がありません。組織を最初に行うことと考えてください。そうすれば、会議がどれほど生産的になるかがわかります。しかし、あなたが組織的な人でないなら、あなたの机を修理することから始めてください。いい運動になります!